10 dicas para tornar o dia de trabalho mais produtivo

Procure priorizar o seu dia de forma eficaz, um dia de trabalho produtivo começa na noite anterior. Antes de adormecer, faça uma lista do que tem de fazer no dia seguinte: há alguma tarefa que precise de agendamento? Algum trabalho que tenha de ser feito logo pela manhã?

Organize o seu dia de trabalho para que consiga fazer as atividades que requerem um grau maior de atenção no início do dia. De manhã o cérebro está mais fresco e, como tal, tire vantagem do desempenho superior que pode ter ao fazer as tarefas mais difíceis pela manhã. É importante que não procrastine essas operações para o fim do dia, pois já estará mais cansado e sem energia.

Chegar, tomar café, ler o correio eletrónico e passar os olhos pelas notícias dos jornais. Estes rituais não devem roubar mais do que 15 minutos por dia. A manhã é a altura mais produtiva do seu dia e uma rotina matinal prolongada retira esse fator de produtividade extra, o que pode provocar uma tarde desnecessariamente mais stressada.

Tendo em conta que a manhã é a melhor fase do dia para trabalhar, aproveite outras alturas para uma pausa para conviver com os colegas. Seja razoável, a pausa não deve durar a tarde toda. Outro aspeto que também deve estar calendarizado é a altura para ler. São muitos os empregos que requerem alguma leitura diária, quer seja sobre a indústria, o mercado ou a economia, por isso deve criar um ritual que preveja alguns minutos disponíveis para ler os jornais.

Se estiver sempre a mudar de tarefa ao longo do dia sem completar nenhuma, vai dispersar-se mais e ser menos produtivo. Então, quando estiver a planear o seu dia, aloque as maiores tarefas em blocos de tempo (uma hora, hora e meia, duas horas, dependendo da natureza da tarefa) e, entre as tarefas mais difíceis, faça intervalos de 20 ou 30 minutos para tratar das questões menos exigentes. Tenha cuidado para não se sobrecarregar com trabalho e não se esqueça que é importante fazer intervalos para comer, ir à casa de banho ou apenas esticar-se. Sempre que possível não procrastine, termine as tarefas o mais cedo possível, para que se houver um assunto de última hora não tenha de fazê-lo à pressa.

Para calendarizar a sua semana, recorra à tecnologia disponível, nomeadamente as aplicações de calendários que muitos ‘smartphones’ têm ou então, utilize o calendário do correio eletrónico, como o Outlook, ou faça o seu próprio calendário no Google Calendar, conforme lhe der mais jeito. Muitas aplicações permitem que coloque cores diferentes associadas aos projetos, de forma a ser possível ver quais as tarefas que pertencem a determinado projeto. Outra forma de economizar tempo e energia é recorrer aos lembretes que os computadores, ‘tablets’ e ‘smartphones’ disponibilizam.

Trabalhar até ao último minuto do ‘deadline’ é tipicamente português e, para algumas pessoas, esse é o período mais produtivo, no entanto, acabam por não tirar melhor partido de todo o tempo que têm disponível. Para que possa aproveitar ao máximo, anote exatamente quando é que tem de entregar o projeto, divida-o por partes e defina “objetivos” para si mesmo, como por exemplo: “Tenho três dias para entregar a primeira parte do projeto”. Quando terminar uma etapa, faça uma pausa para dar uma volta ou comer qualquer coisa.

Se o seu chefe lhe pede para abraçar um novo projeto, quando ainda tem em mãos outra tarefa para fazer durante os próximos tempos, é importante não defraudar as suas expetativas. No entanto deverá avaliar todos os seus compromissos antes de se comprometer com uma data, imposta pelo seu chefe ou por si. Não abrace um projeto que vai necessitar de 10 horas quando apenas tem cinco para despender, a menos que esteja disponível para ficar a fazer horas extraordinárias ou trabalhar no fim de semana. O seu chefe irá preferir que lhe diga a verdade do que descobrir mais tarde que não tem disponibilidade para cumprir com qualidade.

Aprender a dizer “não” é difícil, pois há o receio de ficar colado à imagem de preguiçoso, porém, dizer sim a tudo vai deixá-lo sobrecarregado. O melhor é encontrar um equilíbrio: Dizer “não” a coisas menos relevantes e “sim” às prioridades. Por exemplo, pode sentir-se obrigado a aceitar uma tarefa porque faz partes das suas competências e não quer causar problemas, mas se não tiver tempo, é preferível dizer que não. Acima de tudo, antes de decidir se aceita ou não, é importante avaliar a importância e urgência do pedido. Se for uma tarefa importante mas não urgente, pergunte quando é que pode ter o projeto terminado. Se o pedido for urgente, mas não for relevante para os seus objetivos, procure explicar que tem em mãos um projeto que tem toda a sua prioridade. Existem formas educadas e assertivas de transmitir a mensagem. Pode dizer “desculpe, mas não posso” ou “esta não é a minha área, outra pessoa (indicar o nome) pode ser mais útil”.

Algumas notificações que aparecem no seu ‘smartphone’ ou ‘tablet’ são essenciais, nomeadamente as que estão relacionadas com a sua agenda, porém a maior parte servem para distraí-lo. O primeiro passo para evitar o excesso de notificações é analisar todos os dispositivos e desativar os menos importantes, como jogos, notificações de redes sociais, notícias ou novas ‘apps’ que querem chamar a sua atenção. Receber notificações a duplicar em todos os seus dispositivos pode ser um excesso, por isso, escolha onde quer receber o alerta e elimine o resto.